在職場中，打電話已經成為互通情況、磋商事宜和提高辦事效率的不可或缺的手段。然而，在職場中撥打電話也可以透露出公司風貌和個人素養。作為高素質的職場人員，在打電話的時候，小編認為應該做到如下幾點。

職場電話巧撥打1：思路清晰

在你撥打電話前，應該知道自己想說什么。在毫無準備的情況下給他人打電話是非常不禮貌的。你可以在自己的腦海中設想一下要談的話題或草草寫下想說的事情。

職場電話巧撥打2：隨時記錄

在你的辦公桌上，應常備用于作電話記錄的紙和筆。打電話時，一手拿聽筒，一手拿筆，以便能隨時記錄。

職場電話巧撥打3：表明身份

當你撥通電話后，應該首先報出自己的身份以及自己所屬組織的名稱。然后以“您好!”“你最近怎樣?”或者“一切都還順利嗎?”等問候語作為你們談話的開場白。最好稱呼對方的名字，讓對方了解到你知道其名字，以便拉近你們的距離。

職場電話巧撥打4：通話時間

當你給別人打電話時，對方也許正忙于自己的某一件事情。你應當表明自己尊重他的時間，并給他足夠的時間作適當的調整。你可以在開始講話時向對方確認一下：

“您現在接電話方便嗎?”

“您現在忙嗎?”

“您現在有時間同我談話嗎?”

“這個時候給您打電話合適嗎?”

“您能抽出點時間聽聽我的話嗎?”

職場電話巧撥打5：表明目的

當你接通電話后，應該立即向對方講明自己打電話的目的，然后迅速轉入正題。職業專家認為，商場上的機智就在于你能否在30秒內引起他人的注意。最有效率的領導幾乎從來不花費一分鐘以上的時間對任何事情進行討論。

職場電話巧撥打6：給對方留時間

即便你想迅速解決某一緊急的事務，也應該留給對方足夠的時間，讓他對你的要求作出反應。如果你拿起電話說個不停，會使對方誤以為你正在朗讀材料呢。

職場電話巧撥打7：不與旁人交談

當你打電話時，中途與身邊的其他人說話，是極不禮貌、也不合適的行為。如果你在打電話的過程中恰好有一件更加重要的事情需要處理，你應該向對方道歉，并講明理由，然后以最短的時間處理完這件事情，不要讓對方久等。如果你考慮到對方等候的時間可能會比較長，你可以向其道歉，先掛斷電話，然后過一會兒再打過去。不過，在你打電話時，最好要避免這種情況發生。

職場電話巧撥打8：?換位思考

當你在電話中與對方進行商務談話時，對方肯定會問你一些問題，所以你應該事先知道如何作出回答。某公司的總經理助理給城外的分公司的一位專家打電話，請他參加總公司的會議，那位專家聽后立即說道：“為什么我要跑這么遠去參加這個會議呢?”在這種情況下，一個拙劣的回答可能是：“我想您最好來這兒。”但如果你事先預想到了這樣的問題，并且能十分機智地給予反饋，你就可以回答說：“您是這方面的專家，而且我們討論的問題恰巧在您的研究范圍之內，因此如果您能光臨，會對我們有很大幫助。”聽了這些話，那個分公司的專家當時就會改變態度說：“好的，我會準時參加的。”

職場電話巧撥打9：簡潔道歉

有人給你打電話，而你恰巧不在時，對方可能會要求接電話的人記下電話號碼并轉告你。當你回電話時，不要在一些無意義的解釋上浪費時間，例如“我昨天想給您回電話”或“收到您的留言我就立即給您回電話，但是您一整天都不在”。這些只是過去的事情，只能耽誤你現在的時間，所以你最好在進行簡短道歉后就言歸正傳。

職場電話巧撥打10：不多占對方時間

當你主動給別人打電話時，盡量避免占用對方時間過長。如果你要求對方查一些資料或說出某個問題的答案，就可能占用電話時間過長。因為在大多數情況下，對方不一定馬上就能替你找到資料，或者立即得出一個肯定的答案，你必須給予對方一定的時間。因此，當你考慮到對方可能過一段時間才能給你答復時，你可以先掛上電話，要求對方回電告知你，或者你過一會兒再打過去，這樣就不會占用他人電話時間過長，影響他人的正常業務。

職場電話巧撥打11：撥錯號要道歉

如果撥錯了號，一定要真誠地向對方道歉，絕不可一掛了之，因為這樣是很不禮貌的。如今有了撥號追蹤技術，對方很可能借助該技術找上門來，興師問罪，這樣會給你個人和所在的公司帶來不良的影響。道歉的態度要誠懇，話不必多，只說“我可能撥錯號了”就行。同時，別忘了要道聲“再見”。

職場電話巧撥打12：用心傾聽

在電話中交談時，常有聽不清的情況，所以應特別注意集中注意力。有人打電話常愛東張西望，擺弄桌上的東西，心不在焉。這種習慣很不好，容易影響通話的效果，最好邊交談邊做筆記。

職場電話巧撥打13：注意措辭

打電話時，措辭和語法都要符合身份，不可太隨便，也不可太生硬。稱呼對方時要加頭銜，如“博士”“經理”等。有的女士喜歡被稱為“小姐”，就不要用“夫人”來稱呼。切不可使用“親愛的”“寶貝”等輕浮的言語。無論男女，都不可直呼其名，即使對方要求如此稱呼，也不可用得過分。

說“您”字開頭的話時應慎重。在講“您忘了”“您必須”“您忽略了”等話時，即使語調再平和，在電話中聽來也使人有被質問的感覺。提意見時不妨用發問的形式，比如“您能不能在星期四把那份材料送來?”或“那份報表您做完了嗎?”等。或者用“我”字開頭，說：“我星期四需要那份報告。”

聽電話時，最好插用一些短語以鼓勵對方。如“嗯，嗯”“我明白”“我理解”或“好，好”等。對對方的要求作出反應或向對方提出要求時，態度應積極而有禮貌，比如“我會持續關注那件事”或“請別忘了……”等。

職場電話巧撥打14：適時結束

通話時間過長意味著濫用對方的善意。當你以為對方正聽得津津有味時，也許他正在抓耳撓腮，揉眼睛，恨不得早點兒掛上電話。喜歡在電話里夸夸其談的人，最好在桌上放一只鬧鐘，以便控制通話時間，及時提醒自己：“該結束了。”

結束通話時，要把剛才談過的問題適當總結一下。比如“我將在星期五中午告訴你最后的數字”或“我看雙方還需要再作些調查才能定案。找時間再談一次如何?下星期二你方便嗎?”等。不要把問題擱置一旁，否則說了半天等于沒說。

最后應說幾句客氣話：“很高興和你交談”“謝謝您打來電話”，以便顯得熱情些。

放聽筒的動作要輕，否則對方會以為你在摔電話。聽筒沒放穩前，千萬不可發牢騷，對剛才的交談妄加評論，以免被對方聽到，否則可就大煞風景了。